De P van APIB: Plan & Planning

Fase P: Plan en planning

Het besef is gekomen dat er prioriteit gesteld moet worden om DI en vitaliteit binnen de organisatie hoog op de agenda te zetten. De medewerker is zich bewust dat een goede gezondheid en vitaliteit van groot belang zijn voor het werkplezier en de persoonlijke ontwikkeling. Het draagvlak binnen de organisatie is groot genoeg om aan de gang te gaan. Het is tijd voor de tweede fase in het APIB-model. Het is tijd om een plan te maken en het tijdspad uit te stippelen. Deze fase is cruciaal om woorden om te zetten in daden.

In de Plan & Planningsfase wordt het volgende bepaald:

1. Thema’s en interventies
2. Het (benodigde) budget
3. Het tijdspad
4. Taakverdeling en aanwijzen van eigenaren

Flexibiliteit cruciaal

Het plan en de planning worden van te voren nadrukkelijk niet in beton gegoten. Er wordt uitgegaan van voortschrijdend inzicht. Blijkt dat een bepaalde interventie te weinig brengt? dan wordt gekeken naar een mogelijke aanpassing of alternatief. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn deel van het succes.

De grootste valkuil is om je te verliezen in gedetailleerde afspraken. Dat vergt veel tijd en maakt een plan juist niet flexibel. Dat kan ten koste gaan van het resultaat. Een plan op hoofdlijnen is richtinggevend. Een volledig ingevuld plan zonder uitwijkmogelijkheden kan belemmerend zijn.

De flexibele ‘hands on’ aanpak vereist wel regelmatige afstemming tussen de adviseurs van HollandFit en de verantwoordelijken van de opdrachtgever. Met name in het eerste half jaar tijdens de implementatiefase is het contact frequent. Periodiek zitten we bij elkaar om de voortgang te bespreken en actie te ondernemen indien nodig. .

Prioriteit leggen op thema’s

Op basis van de 0-meting wordt samen met de opdrachtgever bepaald welke thema’s prioriteit krijgen. Waar ligt de grootste urgentie? Waar kan het snelst progressie worden geboekt op DI en vitaliteit? Wanneer de thema’s zijn geselecteerd wordt gekeken naar de interventies die naar het gewenste resultaat moeten leiden. Daarbij wordt een realistische inschatting gemaakt van het budget dat daar voor nodig is en wat de adviezen zijn met betrekking tot de noodzakelijke interventies.

Neem de tijd

Een DI- en vitaliteitsprogramma is een proces van de lange adem. Ga er niet van uit dat DI en vitaliteit binnen een jaar op het gewenste niveau zijn. Een succesvol tijdspad beslaat doorgaans 3 tot 5 jaar. Dan is de organisatie op het niveau dat vervolgens vastgehouden moet worden. Mensen, dus ook medewerkers, zijn nou eenmaal gewoontedieren. De mens verander je niet in één keer. Een stap-voor-stap benadering werkt in die zin beter dan een ‘energievretende sprint waarin je je spieren kunt verrekken’.

Ambassadeurs in het projectteam

Belangrijk onderdeel van fase 2 is dat er een projectteam wordt samengesteld waarin taken worden verdeeld. De leden worden verantwoordelijk gemaakt voor een thema of interventie. Dit kunnen medewerkers zijn van verschillende rangen en standen. Van CEO en HR-manager tot een kantoor- of productiemedewerker. Een belangrijke voorwaarde is dat zij intrinsiek gemotiveerd zijn en dat zij zich ‘eigenaar’ voelen van het thema. Zij moeten het plan in leven houden onder andere door collega’s te enthousiasmeren. Ideaal is als er (vitale) ambassadeurs zijn die impact hebben in de organisatie en met focus bezig zijn met het project.

Kom in beweging en maak een MOOV

Heeft jouw organisatie al een vitaliteitsprogramma?

Maak kennis met de aanpak om werkend Nederland in beweging te krijgen! Het vitaliteitsprogramma MOOV is speciaal ontwikkeld om medewerkers, teams en organisaties te helpen met meer energie en werkplezier.  Bekijk de brochure en ontdek hoe we samen aan de slag gaan voor een vitalere en toekomstbestendige organisatie.